https://www.pmi.org/learning/library/agile-leaders-discuss-possibilities-post-pandemic-13077    Es importante comprender cómo la agilidad puede contribuir a una mejora significativa en la Gestión de Activos y sus procesos de trabajo. Entérate cómo el uso de estas metodologías puede llevar a tu organización a obtener resultados asombrosos.

Introducción:

      Lentitud en la entrega de resultados, dificultad en la obtención de ganancias rápidas, eventos no deseados por doquier, personal frustrado y con cada vez menos tiempo para actividades que agreguen valor, decisiones tomadas sobre datos e indicadores no confiables y con un alto nivel de riesgo, son algunas de las problemáticas que enfrentan las organizaciones en su día a día impactando en el resultado y en el logro de los objetivos del negocio. La Gestión Ágil de Activos te invita a incorporar la agilidad a tus procesos de trabajo, generando valor inmediato, producto del trabajo en equipo de manera eficaz y con un alto nivel de compromiso y comunicación.

      El propósito de esta publicación es que conozcas los conceptos básicos relacionados con la Gestión Ágil de Activos, qué beneficios puedes obtener de ella y cómo puedes potenciar tu organización a través de la agilidad. ¡Acompáñanos!

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     Antes de explicar cómo se puede incorporar la Agilidad a la Gestión de activos, consideramos importante conocer varios conceptos básicos que ayuden a entender y darle forma a esta idea:

 

¿Qué es un sistema de Gestión de Activos?

     Comencemos por lo básico, lo primero que debemos entender es qué es un sistema de gestión, y no es más que una herramienta que permite planificar, controlar, visualizar y organizar la relación de los procesos de trabajo y sus tareas en una organización, analizando el rendimiento y los riegos presentes en la ejecución de cualquier operación, a través de la toma de decisiones basadas en indicadores que son continuamente medidos y evaluados por el equipo humano que conforma la empresa.

     El objetivo principal de un sistema de gestión, es integrar a todos los procesos y alinearlos a los objetivos y estrategia del negocio, así como también, lograr un ambiente y resultados más eficaces, eficientes y sostenibles en el tiempo.

     Otra definición que debemos manejar es qué es un activo. Según la ISO 55000:2014 – 2.3 “Un activo es algo que posee valor potencial o real para una organización. El valor puede variar entre diferentes organizaciones y sus partes interesadas y puede ser tangible o intangible, financiero o no financiero.” Parafraseando este enunciado, un activo, es un bien que genera un beneficio fundamental y diferenciador para la organización que lo posea, estos beneficios pueden variar para cada una y pueden ser de diferentes tipos a lo largo de su vida útil. Por otro lado, estos activos poseen un ciclo de vida, que parte desde la selección, adquisición y pasan por la instalación, la operación, el mantenimiento y finalmente su desincorporación.

Existen varios tipos de activos: humanos, financieros, intangibles, de información, físicos, entre otros; y todos ellos deben converger e integrarse para lograr un eficiente y eficaz desempeño, circunstancia fundamental para poder alcanzar los resultados esperados por la organización.

Ahora bien, respondemos la pregunta inicial: 

Durante el ciclo de vida de los activos, ejecutamos actividades coordinadas bajo la premisa ideal del Costo – Riesgo – Beneficio y así lograr el desempeño esperado por el negocio, para eso, se requiere de una planificación estratégica y un análisis de datos muy preciso y acertado. Los sistemas de Gestión de Activos (ISO 55000) equivalen en su especialidad a los sistemas de Gestión de Calidad (ISO 9000).

La articulación de un sistema de Gestión de Activos depende de grandes volúmenes de datos e información, cuya naturaleza es cambiante, razón por la cual es una ventaja competitiva tener herramientas que permitan recolectar datos de diversas fuentes, y transformarlos en indicadores útiles que sirvan para tomar decisiones basadas en hechos y/o datos, para así, administrar todos los procesos relacionados desde el inicio hasta el fin de su ciclo de vida, buscando siempre mantener una excelente interrelación entre todos ellos y procurando que los resultados obtenidos sean los apegados y requeridos por la organización.

Cómo último concepto debemos definir:

 

¿Qué es la agilidad (Marco de trabajo):

En el año 2001, un grupo de programadores preocupados por los largos tiempos de entrega de sus productos y la gran cantidad de cambios requeridos luego de concluido el alcance debido a modificaciones en las necesidades del cliente y las del mercado, se unieron y discutieron acerca de la mejor metodología para entregar valor al cliente de la forma más rápida y eficiente posible, dando nacimiento al llamado “Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software”, el cual, consta de doce enunciados resumidos en ejecutar técnicas de ciclos de trabajo cortos, donde el flujo del mismo sea continuo, alcanzando la máxima productividad posible dentro de un equipo de trabajo, y, lo más importante se entregue valor al cliente de forma inmediata, pudiendo dar la posibilidad de escoger el mejor escenario en cada situación sin comprometer ni paralizar la ejecución del proyecto.

¿Enfoque ágil para la mejora continua de procesos?

Los principios de la agilidad han migrado a entornos o aplicaciones distintas a la de sus orígenes (desarrollo de software), a su vez se han combinado con el enfoque tradicional (cascada) para dar paso a versiones híbridas. La mejora continua de procesos de trabajo es un requerimiento permanente de las organizaciones, independientemente de la naturaleza, sector, vertical, departamento, entre otros. Los procesos de trabajo son la estructura básica sobre la cual se ejecutan las funciones de cualquier negocio, y estos, consiguieron en la agilidad una palanca muy poderosa para mejorar de forma gradual y sostenida.

 ¿Cómo se potencia la Gestión de Activos con la agilidad?

Con la ejecución de actividades en las diversas áreas de las organizaciones[i], contribuyendo con cumplimiento de los objetivos trazados por la compañía, con equipos más productivos, comunicativos y efectivos, poniendo foco siempre en la mejora de los resultados (valor) entregados al cliente.

Para mejorar la Gestión de Activos es indiscutiblemente necesario mejorar sus procesos de trabajo, si se quiere tener una gestión ágil de activos hay que tener procesos agiles de activos. Estas metodologías de trabajo no escapan al enfoque tradicional de proyectos o iniciativas de mejora con elevadas cargas de documentación, manejo de planificaciones extensas, ejecuciones multianuales y administraciones contractuales engorrosas, que distraen del foco principal de la organización y hacen mas complejo alcanzar los resultados estratégicos deseados.

La Gestión Ágil de Activos busca precisamente apalancar los procesos de mejora con metodologías ágiles, cuyo fin, es entre otros:

 

¿Qué beneficios trae la Gestión Ágil de Activos?

La Gestión Ágil de activos reformula la manera de llevar a cabo los procesos de trabajo y metodologías, obteniendo beneficios desde el nivel operativo, pasando por el táctico, hasta llegar al estratégico, convirtiéndose en un puente para lograr objetivos de una forma mas rápida, eficaz y por ende con un uso más eficiente de los recursos, principalmente financieros, físicos y humanos, alcanzando la mitigación del riesgo (tolerables) necesaria para el negocio.

De todos los elementos que pudiésemos destacar, podemos resaltar los siguientes:

1. Ganancias rápidas 

Concreta el valor de la mejora desde fases tempranas sin demoras burocráticas.

2. Reducción de eventos no deseados

Aumenta la capacidad de predecir eventos no deseados y de mitigar la consecuencia en caso de ocurrir.

3. Mejora del equilibro entre la vida personal y laboral del equipo de trabajo.

Como resultado del trabajo en equipo y el foco en la mejora gradual y sostenida, la proporción de tiempo dedicada a eventos no esperados disminuye, lo cual se refleja en disponer de más tiempo para lo mas valioso.

4. Toma de decisiones oportuna basada en hechos.

Al tener un sistema de Gestión de Activos operativo, las decisiones serán basadas en el reflejo de sus procesos de trabajo (Leading Indicators) y del producto de los mismos (Lagging Indicators).

5. Mitigación de riesgos para el negocio.

El sistema de Gestión de Activos contempla el uso del riesgo como elemento de decisión en la mayoría de sus metodologías, es por eso que al incrementar la agilidad en el resultado de la aplicación, obtenemos una mitigación del riesgo a niveles tolerables por el negocio.

 

    En conclusión, implementar procesos de trabajo con metodologías ágiles permite poder llevar a cabo una Gestión de Activos optimizada, enfocada en producir resultados rápidos y adaptados a las necesidades de los clientes y de la organización, con un equipo humano colaborativo, precedido por la comunicación y la eficiencia, fórmula idónea para alcanzar los resultados asombrosos que tanto se desean en cualquier organización.

 

Fuente: [i] El próximo despertar ágil | PMI